A kereskedelmi szálláshelyek mintegy egyharmada az évnek csak egy bizonyos szakaszában fogad vendégeket, ami részben a szállás jellegéből adódik – pl. kempingek, üdülőházak -, részben épületgépészeti hiányosságaikból. Bár az utóbbi időben nem érhetők el a megfelelő statisztikai adatok, a korábbi adatokra támaszkodva a szállodák és panziók körében nagyjából négyszázra tehető az év első három-négy hónapjában zárva tartó egységek száma. Ez azt jelenti, hogy minden 5. egységnél áprilisban aktuálissá válik a nyitással kapcsolatos feladatok ütemezése, függetlenül attól, hogy ez a szokásos üzletmenet, vagy az utó- és előszezon alacsonyabb vendégforgalma miatti költségoptimalizálás következménye.
Ahogy a szállodák, panziók bezárása, azok újbóli megnyitása és a szezonra történő felkészítése is költséges, valamint igen komplex folyamat, ezért egyfajta sorvezetőként a következő néhány pontban foglaljuk össze a teendőket a sikeres üzleti év elérése érdekében.
Újratervezés, mint iránytű
A 2023. év üzleti tervét átnézni és aktualizálni nem sok idő, ugyanakkor egy nélkülözhetetlen iránytű a nyitási munkálatok ütemezéséhez, illetve a nyitást követő napi üzemeltetési döntések meghozatalában. A jelenlegi igen gyorsan változó gazdasági környezetben fontos, hogy az elmúlt néhány hónapban megjelent előrejelzések nyomán megtörténjenek azok a frissítések, melyek az egységre jellemző költségszerkezet meghatározó tételeit befolyásolják, különös tekintettel az energia- és nyersanyagárakra, valamint a személyi jellegű kiadásokra. Legalább ennyire fontosak, hogy átvizsgálásra kerüljenek az előbbiek és a tulajdonosi elvárások fedezetéül szolgáló árbevételek, azok időbeli megoszlásán túl az egyes szolgáltatások közötti arányuk. Minél pontosabb a bontás, annál gyorsabban válik láthatóvá az elvárásoknak megfelelő jövedelmezőség, vagy az attól történő pozitív, vagy negatív eltérés. Ez utóbbi kivédésére, minimalizálására annál nagyobb az esély, minél hamarabb képes a cégvezetés meghozni a szükséges döntéseket, de ennek feltétele a megfelelő időben rendelkezésre álló, kellő mennyiségű adat. A szálláshelyi integrált szoftverek képesek ezt biztosítani, hiszen a megfelelő listák lekérése és összehasonlítása a bázis adatokkal és a tervszámokkal elegendő ahhoz, hogy iránytűként szolgáljon az üzemeltetés optimalizálásához.
Vendégadatbázis élesítése
A szálláshely jövedelmezőségének biztosításában kulcsszerepe van a megfelelő volumenű árbevételnek, melyben a korábbi vendégek, érdeklődők jelentik a leggyorsabban és legkisebb költséggel megnyerhető alapot. Ezért a célok számszerűsítését követően a CRM rendszerben tárolt adatok frissítését szükséges elvégezni. Kapcsolatfelvételre számtalan lehetőség és téma adódik, hiszen a nyitás folyamata bővelkedik olyan mozzanatokban, ami remek alkalmat teremt a kommunikációra, a kreatív ötletek megvalósítására. Bár könnyen elcsúsznak ezek a teendők a temérdek feladat mellett az idő szűkösségére és a ház vendégfogadásra alkalmassá tételét biztosító lépések elsőbbségére való hivatkozással, mindig szem előtt kell tartani, hogy a működési napok minél magasabb kihasználtságának biztosításánál nem lehet fontosabb. Feltételezve, hogy az előző év megfelelően kezelt, jól strukturált CRM rendszerének adatai rendelkezésre állnak, a középpontba a megfelelő üzenetek és kreatív felületek előállítása kerül, így viszonylag rövid időn belül, rugalmasan indíthatók a szegmensekre szabott kampányok.
A Previo PMS rendszerének egyik előnye, hogy szerves részét képezi a szoftver CRM modul, amit minden Previo Pro PMS-sel rendelkező szálláshely ingyenesen tud használni. Innen könnyedén indíthatóak különböző típusú e-mail marketing kampányok a vendégeknek.
Hírek, üzenetek, tartalomgyártás
Az előző két lépés megtételével már egyértelmű üzeneteket lehet megfogalmazni az egyre jobban körvonalazódó szegmensek számára. A saját honlap, saját közösségi médiafelületek aktualizálásával párhuzamosan kerülnek meghatározásra azok az üzenetek, melyekre felépíthető az aktuális év marketing aktivitása. Az integrált marketingben történő gondolkodás szakmai ismereteket és tapasztalatot igénylő terület, a megfelelő ütemezés miatt célszerű szakemberre bízni a tartalmak előállítását és elhelyezését. De ebben az esetben is fontos pontosan megfogalmazni, hogy pontosan mi az, amit hangsúlyozni kívánunk, kiket szeretnénk megnyerni, azaz hogy szeretnénk viszontlátni magunkat a különböző platformokon, jellemző módon versenytársaink környezetében. A költségek fedezetét a jól beállított vendégmix nyomán generált forgalom biztosítja. Ezek követése érdekében fontos előre meghatározni azokat az indikátorokat, melyek folyamatos figyelemmel kísérése hivatott biztosítani a marketing büdzsé hatékony felhasználását, illetve az esetleg jelentkező kedvezőtlen eredmények esetében a gyors beavatkozást.
Értékesítés felgyorsítása
A szezonális szálláshelyek egy része változatlan tulajdonosi és üzemeltetői körrel működik, míg más része új üzemeltetővel nyit ki tavasszal. Az utóbbi esetben problémát jelenthet, hogy ősszel nem csak maga az egység zárta be kapuit, hanem az értékesítési csatornákkal is megszakadt a kapcsolat. Ez különösen problémás a nyitást követő időszak elvárt jövedelmezőségét biztosító foglaltság szempontjából, ezért kiemelt jelentőséggel bír ezek mihamarabbi visszaállítása és a marketing aktivitásokkal történő összehangolása. Találkozhatunk persze azzal a hibás gyakorlattal változatlan vezetés esetén is, hogy a szálláshely bezárásával párhuzamosan az értékesítés is leállításra kerül anélkül, hogy a szükséges gazdasági számítások elvégzése megtörténne. Jóllehet az igaz, hogy a keresleti oldal változása az egyre rövidebb foglalási ablakban is tetten érhető, ugyanakkor tapasztalati tény, hogy különösen a fő nyaralás esetében már mintegy három hónappal korábban elindul az érdeklődés. Ez egy vízparti egység esetében azt jelenti, hogy márciusban, de legkésőbb áprilisban már összegyűjtik a szükséges információkat a potenciális vendégek, vagyis ekkor már nem csak az ajánlatoknak kell elérhetőknek lenniük, de egyúttal foglalhatóknak is. Az értékesítés elhibázott indításának következménye a nyitáskori alacsony kapacitáskihasználtság, melynek taktikai kezelése nem lehetetlen, de jellemzően alacsonyabb árbevételekkel jár, ami viszont a jövedelmezőség szempontjából kedvezőtlen. Ennek megfelelően a szálláshely integrált szoftverét alkalmassá kell tenni a lehető legtöbb étékesítési csatornához történő kapcsolatra és az árpolitikának megfelelő árazást követni.
A Previo ezért is kínál a szezonálisan működő ügyfeleinek kedvezményes havidíjakat, hogy az értékesítés zavartalanul működhessen egész évben alacsonyabb költségek mellett. Valamin a Previo Channel Manager modulja is nagyban segíti a ügyfeleket a minél magasabb foglaltság elérésében.
Munkatársak képzése
Az előző pontokban folyamatosan hivatkoztunk a szálláshelyek megfelelő működését lehetővé tevő, azt biztosító és kiszolgáló digitális megoldásokra, melyek számtalan területen képesek felgyorsítani a folyamatokat. Ennek feltétele, hogy a szálláshely munkatársai ismerjék és megfelelően kezeljék ezeket, amit a betanítás során sajátíthatnak el. A munkaerőpiaci helyzet különösen a szezonális egységek esetében kedvezőtlen, ezért különös hangsúlyt kell fektetni a teljes körű betanításra, a személyzet felkészítésére. Ez természetesen túlmutat a szoftverek alapvető használatának elsajátításán, hisz az up-selling érdekében legalább olyan fontos, hogy a vendéggel kapcsolatba kerülő kollegák ismerjék az általuk kezelt eszközökben rejlő lehetőségeket. Ez egyértelmű tulajdonosi és üzemeltetői érdek.
A Previo ezért is indította el idén ingyenes webinárium sorozatát, ahol a résztvevő munkatársak felfrissíthetik a szoftverrel kapcsolatos tudásukat extra költségek nélkül, valamint vezetők részére is tartunk ingyenes online képzéseket, ahol segítünk a hatékonyabb működés elérésében a digitális lehetőségekkel.