A szálláshely üzemeltetésben dolgozók sokszor azt gondolják, hogy a meglévő szálloda menedzsment szoftver (Property Management System – PMS) lecserélése kizárólag nehézségeket és fejfájást okoz és ezért sokan nem mernek belevágni a váltásba és maradnak egy, számukra kevésbé megfelelő, esetleg elavult rendszernél. Pedig a PMS váltás kivételes lehetőségekkel is járhat. Kétségtelen, hogy a megfelelő PMS kiválasztása nagy döntés. Ez az útmutató segít Önnek felmérni, hogy érdemes-e cserélni jelenlegi rendszerét és mire érdemes odafigyelni az új szoftver választásakor.
Mikor érdemes lecserélni meglévő szállás menedzsment szoftverünket?
Első lépésként javasolt megvizsgálni a jelenlegi rendszert és annak esetleges problémáit. Ez szilárd indokokkal szolgál majd a váltás mellett, és segít összeállítani, hogy valójában mit is várunk az új szoftvertől.
Korszerű vendégélmény nyújtása
Napjainkban a jó PMS egyik legfontosabb jellemzője, hogy miként képes fokozni a folyamatosan változó és egyre inkább digitális megoldásokat igénylő vendégigényeket. Egy korszerű ügyviteli megoldás támogatja a brand építését, alkalmas folyamatos, személyre szabott kommunikációra a vendégekkel, szükség esetén támogatja a kulcsnélküli bejutást, a távoli bejelentkezést, vagy az előzetes okmánybeküldést. Amennyiben ez a jelenlegi rendszerben nincs meg, akkor a szálláshely lemaradhat a vendégért folytatott versenyben.
Felhasználói visszajelzések
A jelenlegi munkaerőpiaci helyzetben hátrány, ha az alkalmazottaknehezen használhatónak találják a jelenlegi szoftvert, rendszeres hibákkal találkoznak, vagy olyan korlátokba ütköznek, amelyek gátolják a hatékonyságukat. Ez egyértelmű jel, hogy a PMS nem működik megfelelően. Az is gond lehet, ha túl sok időt és erőfeszítést kell fordítaniuk manuális feladatokra, amelyeket automatizálni lehetne, ez is azt mutatja, hogy a jelenlegi rendszer elavult.
Hiányzó funkcionalitás
A szállodai szoftvernek rendelkeznie kell egy átfogó funkciókészlettel, amely a felhasználók sajátos igényeit kielégíti. Az idő múlásával a szállodák, panziók kinőhetik meglévő rendszerüket, vagy rájöhetnek, hogy az nem rendelkezik azokkal az alapvető funkciókkal, amelyek szükségesek a piaci előrelépéshez. Talán a leginkább jellemző példa a beépített foglalómotor, vagy csatornamenedzser hiánya.
A szoftverhez nem lehet hozzáadni szükséges integrációkat
Az integrációk létfontosságúak a szállodaiparban, mivel több platformra van szükségünk a napi munkafolyamatok teljes körű kezeléséhez. Ezzel kapcsolatban figyelmeztető jel, ha a meglévő szállodai szoftver nem képes zökkenőmentesen integrálódni más létfontosságú rendszerekkel, mint például a könyvelés vagy OTA-k.
Support és frissítések hiánya vagy költséges támogatás
A folyamatos és megfelelő minőségű, lehetőleg díjtalan telefonos és/vagy emailes szoftver támogatás és a rendszeres frissítések elengedhetetlenek a megfelelő működéshez. Ha a jelenlegi szolgáltatója nem nyújt gyors és megfelelő ügyféltámogatást, nem kezeli hatékonyan a felmerülő problémákat, vagy nem hoz ki rendszeres frissítéseket hibajavításokkal és új funkciókkal, akkor érdemes elgondolkodni a szoftver cseréjén.
A rendszer nem felhőalapú
A felhőalapú PMS segít abban, hogy bárhol, bármikor és bármilyen eszközről irányíthassa szállodai tevékenységét. Napjainkban már a modern szoftverek mind felhőalapúak, ami nem véletlen. Azon kívül, hogy bármikor bárhonnan elérhetőek, sokkal nagyobb adatbiztonságot nyújtanak és a frissítésük, fejlesztésük is egyszerűbb, valamint nem igényelnek komoly eszközberuházást a felhasználóktól.
A PMS váltás pozitív hatásai a pénzügyi eredményre
A kiváló hotel menedzsment szoftver nem csupán hatékony feladatkezelésről szól: képes arra, hogy növelje a bevételt és csökkentse a költségeket.
A megfelelő árazási stratégia kialakítása és annak egyszerű megvalósítása fontos, ugyanígy a konverziók növelése, vagy az F&B szolgáltatások upsellje, de a működési terhek, munkaerő költségek csökkentése is ide tartozik, amiben egy jó szoftver sokat tud segíteni az üzemeltetőnek.
A fizetés automatizálásával elvégzett zökkenőmentes tranzakciók bizonyítottan növelik a vendégek költését, miközben csökkentik a csalás és visszaélések kockázatát.
Költségcsökkentés tekintetében lényeges, hogy az alapműködéshez szükséges külső rendszerek (csatorna menedzser, foglalómotor, árazó megoldás) PMS-ből történő megoldása esetén azonnali megtakarítás érthető el.
Munkaerő optimalizálási lehetőség
Egy hatékony szálloda szoftver alkalmazásával jelentős mértékben lehet automatizálni a munkafolyamatokat. Az olyan megoldások, amelyek integrálják a szálloda összes fontos funkcióját, lehetővé teszik az automatizációt és a hatékonyabb munkavégzést az alábbi területeken:
– Automatizált foglalások és check-in/check-out folyamatok: Csökkenti a recepciósok terhelését.
– Foglalási rendszer és szobakezelés: Egyszerűsíti a szobafoglalásokat és csökkenti a manuális adminisztrációt.
– Automatizált számlázás és fizetési folyamatok: Gyorsítja a pénzügyi folyamatokat és minimalizálja az emberi hibákat.
– Részletes riportok és analitika: Segít hatékonyabban tervezni a munkaidőt és az erőforrásokat.
– Housekeeping szoftveres támogatással, applikációval: Gyorsítják és zökkenőmentessé teszik a takarítási folyamatokat.
– Kommunikációs eszközök pl. concierge applikáció: Csökkenti az időveszteséget és a félreértéseket.
– Integrált éttermi rendszer: Egyszerűsíti az éttermi tranzakciókat.
– Automatikus raktárkészlet-kezelés: Hatékonyabbá teszi a készletellenőrzést, minimalizálva a felesleges kiadásokat.
– Vendégkapcsolat-kezelés (CRM): Növeli a személyre szabott kiszolgálást kevesebb személyzettel.
A modern szálloda szoftverek összehangolják a feladatokat, lehetővé téve a hatékonyabb munkavégzést és a munkaerő optimális kihasználását.
A PMS váltás és a belső folyamatok egyszerűsítése
A szálloda szoftver csere nemcsak technológiai frissítés, hanem egyúttal kiváló lehetőség a szálloda működési folyamatainak alapos áttekintésére és egyszerűsítésére. Az új rendszer bevezetése lehetőséget teremt arra, hogy kritikusan felmérjük a jelenlegi működési folyamatokat és azonosítsuk azokat a területeket, ahol hatékonyabbá tehetjük a működést.
A modern PMS rendszerek által kínált funkciók, mint az automatizált foglalások, elektronikus számlázás és vendégkapcsolat-kezelés, segítik a manuális feladatok minimalizálását és az adminisztrációs terhek csökkentését. Ezen kívül, a PMS váltás során a szálloda vezetése olyan folyamatokat is bevezethet, amelyek segítik a személyzet hatékonyabb együttműködését és a vendégszolgáltatások továbbfejlesztését.
A PMS váltás tehát nem csupán technológiai modernizáció, hanem egy strukturált lehetőség a szálloda működési folyamatainak optimalizálására, amely hosszú távon növelheti a hatékonyságot és javíthatja a vendégélményt.
Több különböző szoftver integráció helyett egy központi
Az egyetlen központi rendszer használata számos előnnyel jár a szállodai működés során, összehasonlítva a különálló rendszerek integrációjával:
– Egyszerűség:A központi rendszer egységes felületet biztosít, így a személyzet könnyen kezelheti az összes szükséges funkciót egyetlen helyről.
– Hatékonyság: Az egyes rendszerek közötti adatáramlás és integráció egyszerűsítése javítja a hatékonyságot, minimalizálva az adatvesztést és a hibalehetőségeket.
– Gyors reakcióidő: A központi rendszerben azonnal elérhető az összes szükséges információ, ami felgyorsítja a döntéshozatalt és a reakcióidőt.
– Konzisztencia: Az adatok egységes kezelése biztosítja az információk konzisztenciáját és pontosabb döntéseket eredményez.
– Integrált analitika: A központi rendszer összegyűjti az adatokat különböző területekről, lehetővé téve a teljesítmény elemzését és stratégiai döntések meghozatalát.
– Felhőalapú elérés: A központi rendszerrel a felhasználók bármikor és bárhonnan hozzáférhetnek az adatokhoz, ami különösen fontos a mobil munkavégzés esetén.
– Gyors implementáció: Egy központi rendszer bevezetése általában gyorsabb és könnyebben skálázható, mint több különböző rendszer integrálása.
– Vendégélmény javítása: Az egységesített rendszer lehetővé teszi a gyorsabb és pontosabb vendégkezelést, növelve a vendégelégedettséget.
Miért érdemes felhő alapú szoftvert választani?
A felhő alapú szálloda szoftverek választása számos előnnyel jár:
– Hozzáférhetőség: Rugalmas hozzáférés bárhonnan és bármikor.
– Automatizált frissítések: Mindig friss funkciók és biztonsági intézkedések.
– Költséghatékonyság: Kisebb kezdeti költségek nincs hardware igény és nincsenek magas karbantartási kiadások.
– Biztonság: Erős adatvédelem és biztonsági intézkedések.
– Egyszerű integráció: Könnyű összekapcsolhatóság más szoftverekkel.
– Mobilitás: Adatelérés és feladatok végzése akár mobil eszközökön keresztül.
– Rugalmasság: Gyors reakció a változó üzleti környezetre.
– Zöld szemlélet: Környezetbarát, kevesebb hardver és energiafelhasználás.
A PMS váltás az aggodalmak ellenére valójában óriási lehetőséget rejt. Az új szoftver bevezetése nem csak technikai frissítés, hanem a működési folyamatok áttekintésének és egyszerűsítésének lehetősége is. A hatékony PMS nem csupán költségeket csökkent és bevételt növel, de a munkaerőt is optimalizálja, miközben a felhő alapú megoldások rugalmasságot és hozzáférhetőséget biztosítanak. Ez a változás stratégiai lépés lehet a szállodaüzemeltetés terén, hozzájárulva a hatékonyság növeléséhez és a vendégélmény javításához.