2021 szeptember 1-jétől a magyarországi szálláshelyeken minden vendég személyes adatait digitálisan kell rögzíteni életkortól függetlenül. Az okmányolvasó bevezetése és a VIZA (Vendég Információs Zárt Adatbázis) rendszer használata jelentős változást hozott a szálláshely-szolgáltatások mindennapjaiba. Ebben a cikkben áttekintjük a legfontosabb tudnivalókat az új rendszerről, annak céljairól, valamint a szállásadók és vendégek számára jelentkező kihívásokról.
Mi a VIZA rendszer célja?
A VIZA okmányolvasó rendszer elsődleges célja a közbiztonság növelése és a bűnüldözés támogatása. A szálláshelyeken gyűjtött vendégadatokat a Magyar Turisztikai Ügynökség (MTÜ) különösen szigorú biztonsági előírások szerint kezeli, a tárhelyet titkosított formában tárolja. Az adatokat a rendőrség kizárólag bűnmegelőzés, bűnüldözés vagy egyéb, jogszabályban meghatározott esetekben érheti el.
A VIZA okmányolvasó rendszer legfeljebb két évig őrzi az adatokat, amelyeket kizárólag a rendőrség kereshet meg, bűnmegelőzési és bűnüldözési feladataihoz. A rendszer titkosított adatokat kezel, így biztosítva a személyes információk védelmét.
A VIZA okmányolvasó rendszer működése hasonlóan zajlik más európai országokban, így Nagy-Britanniában, Olaszországban és Németországban is, ahol a vendégek azonosítása és regisztrációja a szálláshelyek üzemeltetésének szerves része.
A VIZA rendszerben rögzített adatok
A VIZA okmányolvasó rendszer által előírt adatok köre pontosan meghatározott:
- családi és utónév,
- születési név, hely és idő,
- neme,
- állampolgárság,
- anyja születési neve,
- a személyazonosító okmány vagy útlevél azonosító adatai,
- a szálláshely igénybevételének kezdő és várható, valamint tényleges befejező időpontja,
- a szálláshely-szolgáltatás címe.
Az VIZA adatok rögzítése 14 éves kor alatti vendégek esetében a szülő vagy gondviselő nyilatkozata alapján is történhet. Az okmányokat a szálláshely-szolgáltató okmányolvasóval digitalizálja, de manuális adatbevitelre is lehetőség van, ha az okmányolvasó nem olvassa be pontosan az adatokat.
Mi az az okmányolvasó?
Az okmányolvasó egy olyan eszköz, amely lehetővé teszi a vendégek személyes adatainak digitális rögzítését. Az eszköz a személyazonosító okmányokról – például személyi igazolványról, útlevélről vagy vezetői engedélyről – gépi úton olvassa le a szükséges információkat. Az így rögzített adatok titkosítva kerülnek továbbításra a VIZA rendszerbe.
A VIZA okmányolvasó bevezetése: kihívások és megoldások
Mint minden nagy rendszerbevezetés, a VIZA bevezetése is nehézségekkel jár. A szálláshelyeknek alkalmazkodniuk kell a technikai követelményekhez, ideértve az okmányolvasó eszközök beszerzését és integrálását a szálláskezelő szoftverekkel. A Magyar Szállodák és Éttermek Szövetsége (MSZÉSZ) szerint a teljes rendszer zökkenőmentes bevezetéséhez még hetekre lehet szükség. Addig is, ha a digitális eszközök nem állnak rendelkezésre, a szállásadók manuálisan viszik be az adatokat a VIZA rendszerbe.
A legfeljebb 8 szobát és 16 férőhelyet kínáló szálláshelyek számára nagy segítséget jelent az MTÜ által ingyenesen biztosított VENDÉGEM alkalmazás, amely egyszerűsíti az adatok kezelését és az okmányolvasó használatát.
Miért válaszd a Previo ScanID mobil applikációját?
Cégünk, a Previo hotel szoftver szolgáltató, kifejlesztette a ScanID mobil applikációt, amely forradalmi megoldást kínál az okmányolvasás terén. A mobil alkalmazás lehetővé teszi a vendégek igazolványainak automatikus beolvasását egy egyszerű mobiltelefon segítségével. Az applikáció előnyei közé tartozik:
- A személyi igazolványok és útlevelek gépi leolvasása jelentősen csökkenti a hibaarányt a vendégkártyába történő adatbevitel során.
- Nem szükséges külön okmányolvasó eszközt beszerezni, mivel a ScanID alkalmazás bármely modern okostelefonnal kompatibilis.
- Az adatok gyorsan és biztonságosan kerülnek továbbításra a VIZA rendszerbe.
A ScanID applikációval időt és költséget takaríthatsz meg, miközben biztosítod a jogszabályoknak való teljes megfelelést. Szálláshelyed működését így még hatékonyabbá teheted, miközben vendégeid is pozitívabb élményben részesülnek.
A VIZA okmányolvasó előnyei hosszú távon
Bár az okmányolvasó bevezetése kezdetben nehézségeket okozhat a szálláshelyek számára, hosszú távon egyszerűsítheti és gyorsíthatja a bejelentkezési folyamatot. Az automatikus adatfeldolgozás csökkenti a recepciósok munkaterhét, kiküszöböli az adatbeviteli hibákat, és hozzájárul a vendégélmény javításához.
A VIZA rendszer és az okmányolvasó tehát nemcscsak egy új jogszabályi kötelezettség, hanem egy olyan eszköz is, amely elősegíti a szálláshelyek működésének hatékonyabbá tételét. Az automatizált adatkezelés időt takarít meg, növeli a pontosságot, és megteremti a bizalom alapját a szállásadó és a vendégek között.
Az olyan innovatív megoldások, mint a Previo ScanID applikáció, tovább könnyítik az új szabályozások betartását, miközben minimalizálják az adminisztratív terheket. Az applikáció mobilitása és egyszerű kezelhetősége különösen hasznos a kisebb szálláshelyek számára, amelyek számára a költséghatékonyság kulcsfontosságú.
Összegzés
A VIZA rendszer és az okmányolvasók bevezetése új fejezetet nyitott a magyar szálláshely-szolgáltatások történetében. Bár kezdetben kihívásokkal járhat az átállás, az új technológiák és applikációk segítségével könnyedén megfelelhetsz a szabályozásoknak. A digitális rendszerek előnyei – gyorsaság, pontosság és egyszerűség – nemcsak a szállásadók, hanem a vendégek számára is érezhetően pozitív változást hoznak.
Ha többet szeretnél megtudni az okmányolvasók használatáról vagy a ScanID applikációról, látogass el weboldalunkra, ahol további részleteket találsz az innovatív megoldásainkról!